Programar una actualización de datos (PowerPivot para SharePoint)

Puede programar la actualización de datos para obtener actualizaciones automáticas de los datos de PowerPivot dentro de un libro de Excel que publicó en un sitio de SharePoint.

Se aplica a: SharePoint 2010

En este tema:

Requisitos previos

Introducción a la actualización de datos

Habilitación y programación de la actualización de datos

Comprobación de la actualización de datos

Prerrequisitos

Debe tener el nivel de permiso de Contribución o superior en el libro para crear un programa de actualización de datos.

Los orígenes de datos externos a los que se accede durante la actualización de datos deben estar disponibles y las credenciales que especifique en la programación deben tener permiso para acceder a esos orígenes de datos. La actualización de datos programada requiere una ubicación de origen de datos accesible a través de una conexión de red (por ejemplo, desde un recurso compartido de archivos de red en lugar de una carpeta local en la estación de trabajo).

El origen de datos no puede ser un documento de Office ni una base de datos de Access. Office no admite el uso de los componentes de conectividad de datos de Office en un entorno de servidor. Si su libro contiene datos de estas fuentes, asegúrese de quitar esas fuentes de la lista de fuentes de datos en su programa de actualización de datos.

El libro de trabajo debe ser una versión de SQL Server 2012. Si usa libros de trabajo creados en la versión anterior de PowerPivot para Excel, programar la actualización de datos no funcionará a menos que actualice la base de datos a la versión más reciente.

El libro de trabajo debe ser registrado en el momento en que finaliza la operación de actualización. Se coloca un bloqueo en el libro de trabajo dentro del archivo al final de la actualización de datos, cuando se guarda el archivo, en lugar de cuando se comienza la actualización.

Resumen de la actualización de datos

Los datos de PowerPivot de un cuaderno de Excel pueden originarse en varios orígenes de datos externos, incluyendo bases de datos externas o archivos de datos a los que se accede desde servidores remotos o recursos compartidos de archivos de red. En el caso de los libros PowerPivot que contienen datos importados de orígenes de datos conectados o externos, puede configurar la actualización de datos para programar una importación automática de datos actualizados de esos orígenes originales.

Se accede a un origen de datos externo a través de una cadena de conexión incrustada, una dirección URL o una ruta de acceso UNC que especificó al importar los datos originales en el libro mediante la aplicación cliente PowerPivot. La información de conexión original que se almacena en el libro PowerPivot se reutiliza para las operaciones posteriores de actualización de datos. Aunque puede sobrescribir las credenciales usadas para conectarse a orígenes de datos, no puede sobrescribir cadenas de conexión con fines de actualización de datos; solo se usa la información de conexión existente.

Solo hay una página de programación de actualización de datos para cada libro y toda la información de programación se especifica en esa página. Normalmente, la persona que creó el libro de trabajo define el calendario.

Como propietario de la agenda, debes realizar las siguientes tareas:

• Defina la programación predeterminada. Esta es la programación que se usa si no hay ninguna programación definida en el nivel de origen de datos.

• Especificar las credenciales usadas para ejecutar la actualización de datos

• Elija los orígenes de datos que se van a incluir en la operación de actualización.

• Opcionalmente, especifique programaciones y credenciales individuales en línea para cada origen de datos que se consulta durante la actualización de datos. Cada origen de datos se puede actualizar de forma independiente. Si crea programaciones personalizadas para cada origen de datos, se omite la programación predeterminada.

La creación de programaciones pormenorizadas para orígenes de datos individuales le permite hacer coincidir la programación de actualización con las fluctuaciones de los orígenes de datos externos. Por ejemplo, si un origen de datos externo contiene datos transaccionales que se generan a lo largo del día, puede crear una programación de actualización de datos individual para ese origen de datos para obtener su información actualizada por la noche.

Habilitación y programación de la actualización de datos

Siga las instrucciones siguientes para programar la actualización de datos para datos PowerPivot en un libro de Excel publicado en una biblioteca de SharePoint.

1. En la biblioteca que contiene el libro, seleccione el libro y, a continuación, haga clic en la flecha abajo para mostrar una lista de comandos.

2. Haga clic en Administrar actualización de datos PowerPivot. Si ya está definida una programación de actualización de datos, verá la página Ver historial de actualización de datos en su lugar. Puede hacer clic en Configurar actualización de datos para abrir la página de definición de programación.

3. En la página definición de programación, active la casilla Habilitar .

4. En Detalles de programación, especifique el tipo de programación y especifique sus detalles. Este paso crea la programación predeterminada.

   Importante

   Asegúrese de activar la casilla También actualizar lo antes posible . Al hacerlo, podrá comprobar que la actualización de datos funciona correctamente para este libro de trabajo. Tenga en cuenta que, después de guardar la programación, puede tardar hasta un minuto en iniciarse la actualización de datos.

5. En La hora de inicio más temprana, elija una de las siguientes opciones:

   1. Después del horario comercial , especifica un período de procesamiento fuera del horario laboral cuando es más probable que los servidores de bases de datos tengan datos actuales que se generaron a lo largo del día laborable.

   2. La hora de inicio específica es la hora y los minutos más tempranos del día en que se agrega la solicitud de actualización de datos a una cola de procesos. Puede especificar minutos en intervalos de 15 minutos. La configuración se aplica al día actual, así como a las fechas futuras. Por ejemplo, si especifica un valor de 6:30 A.M. y la hora actual es de 4:30 p.m., la solicitud de actualización se agregará a la cola en el día actual porque las 4:30 p.m. son posteriores a las 6:30 A.M.

   La hora de inicio más temprana define cuándo se agrega una solicitud a la cola de procesos. El procesamiento real se produce cuando el servidor tiene recursos adecuados para comenzar el procesamiento de datos. El tiempo de procesamiento real se registrará en el historial de actualización de datos una vez completado el procesamiento.

6. Active la casilla Actualizar también lo antes posible para ejecutar la actualización de datos en cuanto el servidor pueda procesarla. Un resultado correcto de un trabajo de actualización de datos comprueba que los orígenes de datos están disponibles y que los permisos y la configuración del servidor se establecen correctamente.

7. En Notificaciones por correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico de la persona que debe recibir una notificación en caso de que se produzca un error de procesamiento.

8. En Credenciales, especifique una cuenta que se usa para ejecutar el trabajo de actualización de datos. La cuenta debe tener permisos de contribución en el libro para que pueda abrir este para actualizar sus datos. Debe ser una cuenta de usuario de dominio de Windows. En muchos casos, esta cuenta también debe tener permisos de lectura en los orígenes de datos externos usados durante la actualización de datos. En concreto, si originalmente importó los datos mediante la opción Usar autenticación de Windows, la cadena de conexión se crea para usar las credenciales de Windows del usuario actual. Si el usuario actual es la cuenta de actualización de datos, esa cuenta debe tener permisos de lectura en el origen de datos externo para que la actualización de datos se realice correctamente. Elija una de las siguientes opciones:

   1. Elija Usar la cuenta de actualización de datos configurada por el administrador para procesar la operación de actualización de datos mediante la cuenta de actualización de datos desatendida de PowerPivot.

   2. Elija Conectar con las siguientes credenciales de usuario de Windows si desea escribir un nombre de usuario y una contraseña. Escriba la información de la cuenta en formato dominio\usuario.

   3. Elija Conectar con las credenciales guardadas en servicio de almacenamiento seguro si conoce el identificador de una aplicación de destino que contiene credenciales almacenadas anteriormente que desea usar.

   Para obtener más información sobre estas opciones, vea Configurar credenciales almacenadas para la actualización de datos PowerPivot (PowerPivot para SharePoint) y Configurar la cuenta de actualización de datos desatendida de PowerPivot (PowerPivot para SharePoint) .

9. En Orígenes de datos, active la casilla Todos los orígenes de datos si desea que la actualización de datos vuelva a consultar todos los orígenes de datos originales.

   Si selecciona esta opción, cualquier origen de datos externo que proporcione datos PowerPivot se incluirá automáticamente en la actualización, incluso si la lista de orígenes de datos cambia a lo largo del tiempo a medida que agrega o quita orígenes de datos que proporcionan datos al libro.

   Desactive la casilla Todos los orígenes de datos si desea seleccionar manualmente qué orígenes de datos se van a incluir. Si posteriormente modifica el libro de trabajo agregando una nueva fuente de datos, asegúrese de actualizar la lista de fuentes de datos en el cronograma. De lo contrario, los orígenes de datos más recientes no se incluirán en la operación de actualización.

   La lista de orígenes de datos que puede elegir se recupera del libro PowerPivot cuando abre la página de administración de actualización de datos PowerPivot.

   Asegúrese de seleccionar solo los orígenes de datos que cumplan los criterios siguientes:

   • El origen de datos debe estar disponible en el momento en que se produzca la actualización de datos y en la ubicación indicada. Si el origen de datos original está en una unidad de disco local de la persona que creó el libro, debe excluir ese origen de datos de la operación de actualización de datos o encontrar una manera de publicar ese origen de datos en una ubicación accesible a través de una conexión de red. Si mueve una fuente de datos a una ubicación de red, asegúrese de abrir el libro en PowerPivot para Excel y actualizar la información de conexión de la fuente de datos. Esto es necesario para volver a establecer la información de conexión que se almacena en el libro de Power Pivot.

   • Se debe tener acceso al origen de datos mediante la información de las credenciales incrustada en el libro de PowerPivot o que se especifica en la planificación. La información de credenciales incrustadas se almacena en el libro de trabajo de PowerPivot al importar datos con PowerPivot para Excel. La información de credenciales incrustadas suele ser SSPI=IntegratedSecurity o SSPI=TrustedConnection, lo que significa usar las credenciales del usuario actual para conectarse al origen de datos. Si desea invalidar la información de credenciales en la programación de actualización de datos, puede especificar credenciales almacenadas predefinidas. Para obtener más información, vea Configurar credenciales almacenadas para la actualización de datos PowerPivot (PowerPivot para SharePoint).

   • La actualización de datos debe realizarse correctamente para todos los orígenes de datos que especifique. De lo contrario, se descartan los datos actualizados, dejándole con la última versión guardada del libro. Excluya los orígenes de datos que no esté seguro.

   • La actualización de datos en su libro no debe invalidar otros datos. Al actualizar un subconjunto de los datos, es importante comprender si el libro sigue siendo válido una vez que los datos más recientes se agregan con datos estáticos que no son del mismo período de tiempo. Como autor de un libro, es necesario conocer las dependencias de datos y asegurarse de que la actualización de datos sea adecuada para el propio libro.

10. Opcionalmente, puede definir programaciones individuales para orígenes de datos específicos. Esto resulta útil si tiene orígenes de datos originales que se actualizan según una programación. Por ejemplo, si un origen de datos PowerPivot usa datos de un data mart que se actualiza cada lunes a las 02:00 horas, puede definir una programación en línea para que el data mart recupere sus datos actualizados cada lunes a las 04:00 horas.

11. Haga clic en Aceptar para guardar la programación.

Comprobación de la actualización de datos

La mejor manera de comprobar la actualización de datos es ejecutar la actualización de datos inmediatamente y, a continuación, revisar la página del historial para ver si se completó correctamente. Al seleccionar la casilla También actualizar lo antes posible en la programación, se proporcionará la comprobación de que la actualización de datos está operativa.

Puede ver el registro actual y pasado de las operaciones de actualización de datos en la página Historial de actualización de datos del libro. Esta página solo aparece si se ha programado la actualización de datos para un libro de trabajo. Si no hay ninguna programación de actualización de datos, aparecerá la página de definición de programación en su lugar.

Debe tener permisos de contribución o superior para ver el historial de actualización de datos.

1. En un sitio de SharePoint, abra la biblioteca que contiene un libro de trabajo de PowerPivot.

   No hay ningún indicador visual que identifique qué libros de una biblioteca de SharePoint contienen datos PowerPivot. Debe saber de antemano qué libros contienen datos PowerPivot actualizables.

2. Seleccione el documento y, a continuación, haga clic en la flecha hacia abajo que aparece a la derecha.

3. Seleccione Administrar actualización de datos PowerPivot.

Aparece la página del historial, que muestra un registro completo para toda la actividad de actualización de los datos PowerPivot en el libro de Excel actual, incluido el estado de la operación de actualización de datos más reciente.

En algunos casos, es posible que vea tiempos de procesamiento reales que difieren del tiempo especificado. Esto se producirá si hay una carga de procesamiento intensiva en el servidor. En carga pesada, la instancia del servicio PowerPivot esperará hasta que haya suficientes recursos del sistema disponibles antes de que comience una actualización de datos.

El libro de trabajo debe registrarse cuando finalice la operación de actualización. El libro de trabajo se guardará con los datos actualizados en ese momento. Si el archivo está desprovisionado, se omite la actualización de datos hasta la próxima hora programada.

Si ve un mensaje de estado inesperado (por ejemplo, se produjo un error en una operación de actualización o se canceló), puede investigar el problema comprobando los permisos y la disponibilidad del servidor.

Revise la página de solución de problemas de actualización de datos de PowerPivot en la WIKI de TechNet para obtener ayuda sobre cómo resolver problemas de actualización de datos. Para obtener más información, consulte Solución de problemas de actualización de datos PowerPivot.

Véase también

Actualización de datos PowerPivot con SharePoint 2010
Ver historial de actualización de datos (PowerPivot para SharePoint)
Configurar credenciales almacenadas para la actualización de datos PowerPivot (PowerPivot para SharePoint)