Планирование отчета (построитель отчетов 2.0)

Построитель отчетов позволяет создавать много типов отчетов. Например, можно создавать отчеты, которые отображают сводку подробных данных продаж, тренды маркетинга и продаж, или операционные отчеты. Можно также создавать отчеты, в которых используются преимущества текста со сложным форматированием, например заказы на продажу, каталоги продукции или стандартные письма. Все эти типы отчетов создаются с использованием различных сочетаний одних и тех же строительных блоков в построителе отчетов. Чтобы создать полезный, легко понимаемый отчет, рекомендуется составить план. Перед началом работы могут быть рассмотрены следующие вопросы.

• Какая структура должна использоваться для представления данных в отчете?

  Для представления данных имеется выбор между табличной, матричной (аналогичной той, которая используется в перекрестной таблице или в отчете PivotTable) структурой, структурой с диаграммами, датчиками или структурой свободной формы, либо любым сочетанием таких структур. Диаграммы хорошо подходят для статистических сведений и для представления связей между данными, в то время как датчики предназначены для представления небольшого числа точек данных относительно целевого объекта. Дополнительные сведения о различных областях данных и их применении см. в разделе Работа с областями данных (построитель отчетов 2.0).

• Как должен выглядеть отчет?

  Построитель отчетов предоставляет множество элементов отчета, которые могут быть добавлены для облегчения чтения, выделения наиболее важных данных, облегчения переходов внутри отчета и т. д. Зная, как должен выглядеть макет отчета, можно определить, нужны ли такие элементы отчета как текстовые поля, прямоугольники, изображения и линии. Может потребоваться показать или скрыть элементы, добавить схему документа, включить детализированные отчеты или вложенные отчеты, а также ссылки на другие отчеты. Дополнительные сведения см. в разделах Добавление других элементов отчета (построитель отчетов 2.0) и Добавление интерактивных функций (построитель отчетов 2.0).

• Что должны видеть читатели отчета? Должны ли данные или формат фильтроваться для разных категорий читателей?

  Может понадобиться уменьшить область отчета, например для конкретных пользователей или местоположений или для конкретного периода времени. Чтобы отфильтровать данные отчета, используются параметры для получения и отображения только нужных данных. Дополнительные сведения см. в разделе Добавление параметров к отчету (построитель отчетов 2.0).

• В каком формате должен отображаться отчет?

  Отчеты можно подготовить к просмотру в оперативном режиме в обозревателе, таком как диспетчер отчетов, или экспортировать в другие форматы, например в форматы Excel, Word или PDF. Очень важно определить окончательную форму отчета, поскольку не все функции доступны во всех форматах экспорта. Дополнительные сведения о поддерживаемых функциях и о вопросах разбиения на страницы см. в разделе Экспорт отчетов (построитель отчетов 2.0).

• Как должен доставляться отчет?

  Отчет можно сохранить в локальном компьютере и продолжить работать с ним или выполнить его локально для получения своих собственных сведений. Но для того, чтобы этот отчет могли использовать также другие пользователи, его нужно сохранить на сервере отчетов или на узле SharePoint. Сохранение отчета на сервере дает возможность другим пользователям выполнять его, когда им это необходимо. Администратор сервера отчетов может установить подписку на отчет или доставку отчета по электронной почте другим пользователям. При необходимости отчет может поставляться в конкретном формате экспорта. Дополнительные сведения см. в разделе Поиск отчетов, сохранение отчетов и управление отчетами (построитель отчетов 2.0).

• Необходимо организовать свои собственные вычисления?

  Иногда источник данных и наборы данных не содержат точно тех полей, которые нужны для отчета. В этом случае, возможно, понадобится создавать свои вычисляемые поля. Например, для получения объема продаж элементов строки может понадобиться умножить цену за единицу товара на количество. Дополнительные сведения см. в разделе Работа с выражениями отчетов (построитель отчетов 2.0). Следует отметить, что для обеспечения условного форматирования и других расширенных функций также используются выражения.

• Следует ли вначале скрыть элементы отчета?

  Следует рассмотреть, необходимо ли, чтобы при первоначальном выполнении отчета были скрыты элементы отчета, включая области данных, группы и столбцы.. Например, можно вначале представить сводную таблицу, а затем детализировать углублением сведения для представления подробных данных. Дополнительные сведения см. в разделе Скрытие элементов отчета по условию (построитель отчетов 2.0).