报表是管理工具。其目的在于帮助您快速掌握原始数据中的基本元素和关系，以便进行有效的决策。
用一两句话说明报表的用途是报表设计的好的开始。用途陈述有助于您将注意力集中在主要需求上，并为报表指定出发点和目标。
用途陈述示例
- 此报表旨在显示销售代表完成的月度及截止到当前日期的本年度销售任务，比较今年和去年的数据，并标记出销售数字未达到公司标准的销售代表。
- 此报表旨在显示每个库存项目的销售活动，并在此基础上提出下一步的定货量建议。
在开始之前先定义报表的用途是关系整个设计过程的关键步骤。
满足众多用户的需求
一个报表通常会为许多人所使用。例如，一份详细的全公司范围的销售报表可能由销售代表、地区销售经理、全国销售经理和首席运营官 (COO) 使用。
这些人会对报表的不同方面感兴趣。由于报表的每个用户所关注的内容有所不同，所以对报表进行规划以包含每个用户所需的信息就非常重要。
可以考虑并入报表中的选项有：