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Tutorial: Adición de un KPI a un informe (Generador de informes)

Un indicador clave de rendimiento (KPI) es un valor medible que tiene importancia empresarial. Este tutorial le enseña a incluir un (KPI) en un informe. En este escenario, el resumen de ventas por subcategorías de producto es el KPI. El estado actual del KPI se muestra mediante colores, medidores e indicadores.

En la ilustración siguiente se muestra el informe que va a crear.

rs_AddKPITutorial

Aprendizaje

En este tutorial, aprenderá a agregar un KPI estableciendo el color de fondo de las celdas de tabla en función del valor de la celda y agregando y configurando un medidor y un indicador. También aprenderá a escribir la expresión que establece el color de fondo de las celdas de la tabla.

Este tutorial contiene los procedimientos siguientes:

  1. Crear un informe de tabla y un conjunto de datos desde el Asistente para tablas o matrices

  2. Organizar datos, elegir diseño y estilo desde el Asistente para tablas o matrices

  3. Usar colores de fondo para mostrar un KPI

  4. Mostrar un KPI mediante un medidor

  5. Mostrar un KPI mediante un indicador

  6. Agregar un título de informe

  7. Guardar el informe

Nota:

En este tutorial, los pasos del asistente se fusionan en dos procedimientos: uno para crear el conjunto de datos y otro para crear una tabla. Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo examinar un servidor de informes, elija un origen de datos, cree un conjunto de datos y ejecute el asistente, consulte el primer tutorial de esta serie: Tutorial: Creación de un informe de tabla básico (Generador de informes).

Tiempo estimado para completar este tutorial: 15 minutos.

Requisitos

Para obtener más información sobre los requisitos, consulte Requisitos previos para tutoriales (Generador de informes).

1. Crear un informe de tabla y un conjunto de datos desde el Asistente para tablas o matrices

En el cuadro de diálogo Introducción , elija un origen de datos compartido, cree un conjunto de datos incrustado y muestre los datos en una tabla.

Nota:

En este tutorial, la consulta contiene los valores de datos, de forma que no necesita un origen de datos externo. Esto hace que la consulta requiera bastante tiempo. En un entorno empresarial, la consulta no contendría los datos. Esto es solo con fines de aprendizaje.

Para crear una nueva tabla

  1. Haga clic en Inicio, seleccione Programas, Microsoft SQL Server 2012 Report Builder y, a continuación, haga clic en Generador de informes.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Introducción .

    Nota:

    Si el cuadro de diálogo Introducción no aparece, en el botón Generador de informes, haga clic en Nuevo.

  2. En el panel de la izquierda, compruebe que está seleccionada la opción Nuevo informe .

  3. En el panel derecho, haga clic en Asistente para tablas o matrices.

  4. En la página Elegir un conjunto de datos, haga clic en Crear un conjunto de datos.

  5. Haga clic en Next.

  6. En la página Elegir una conexión a un origen de datos, seleccione un origen de datos existente o vaya al servidor de informes y seleccione un origen de datos. Si no hay ningún origen de datos disponible o no tiene acceso a un servidor de informes, puede usar un origen de datos incrustado en su lugar. Para obtener más información, vea Tutorial: Creación de un informe de tabla básico (Generador de informes).

  7. Haga clic en Next.

  8. En la página Diseñar una consulta , haga clic en Editar como texto.

  9. Copie y pegue la siguiente consulta en el panel de consulta:

    SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
   'Carrying Case' as Product, CAST(16996.60 AS money) AS Sales, 68 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Tripod' as Product, CAST(1350.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Lens Adapter' as Product, CAST(1147.50 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,  
   'Mini Battery Charger' as Product, CAST(1056.00 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,  'Accessories' as Subcategory,  
   'Telephoto Conversion Lens' as Product, CAST(1380.00 AS money) AS Sales, 18 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-06' AS date) as SalesDate,'Accessories' as Subcategory,    
   'USB Cable' as Product, CAST(780.00 AS money) AS Sales, 26 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate, 'Accessories' as Subcategory,   
   'Budget Movie-Maker' as Product, CAST(3798.00 AS money) AS Sales, 9 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
   'Business Videographer' as Product, CAST(10400.00 AS money) AS Sales, 13 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-10' AS date) as SalesDate, 'Camcorders' as Subcategory,   
   'Social Videographer' as Product, CAST(3000.00 AS money) AS Sales, 60 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-11' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Advanced Digital' as Product, CAST(7234.50 AS money) AS Sales, 39 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Compact Digital' as Product, CAST(10836.00 AS money) AS Sales, 84 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-08' AS date) as SalesDate,  'Digital' as Subcategory,   
   'Consumer Digital' as Product, CAST(2550.00 AS money) AS Sales, 17 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-05' AS date) as SalesDate, 'Digital' as Subcategory,   
   'Slim Digital' as Product, CAST(8357.80 AS money) AS Sales, 44 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-09' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
   'SLR Camera 35mm' as Product, CAST(18530.00 AS money) AS Sales, 34 as Quantity  
UNION SELECT CAST('2009-01-07' AS date) as SalesDate, 'Digital SLR' as Subcategory,   
   'SLR Camera' as Product, CAST(26576.00 AS money) AS Sales, 88 as Quantity

  10. Haga clic en Next.

2. Organizar datos, Elegir diseño y Estilo desde el Asistente para tabla o matriz

Utilice el asistente para proporcionar un diseño inicial en el que mostrar los datos. El panel de vista previa del asistente le ayudará a visualizar el resultado de las agrupaciones de datos antes de completar la tabla o el diseño de la matriz.

Para organizar los datos en grupos, elija un diseño y un estilo.

  1. En la página Organizar campos, arrastre Product hasta Valores.

  2. Arrastre Cantidad a Valores y coloque debajo del producto.

    El campo Quantity se resume con la función Sum, que es la función predeterminada para resumir campos numéricos.

  3. Arrastre Ventas a Valores y coloque debajo de Quantity.

    Los pasos 1, 2 y 3 especifican los datos que deben mostrarse en la tabla.

  4. Arrastre SalesDate hasta Grupos de filas.

  5. Arrastre Subcategory a Grupos de filas y colóquela debajo de SalesDate.

    Los pasos 4 y 5 organizan los valores de los campos por fecha primeramente y, después, por todas las ventas de esa fecha.

  6. Haga clic en Next.

    Al ejecutar el informe, la tabla muestra cada fecha, todos los pedidos de cada fecha, y todos los productos, cantidades y totales de ventas de cada pedido.

  7. En la página Elegir el diseño, en Opciones, compruebe que esté seleccionada la opción Mostrar subtotales y totales generales .

  8. Compruebe que esté seleccionada la opción Bloqueado, subtotal abajo .

  9. Desactive la opción Expandir o contraer grupos.

    En este tutorial, el informe que crea no usa la característica de exploración en profundidad que permite a un usuario expandir una jerarquía de grupos primarios para mostrar filas de grupos secundarios y filas de detalles.

  10. Haga clic en Next.

  11. En la página Elegir un estilo, en el panel Estilos, seleccione un estilo.

    En la ilustración del informe completado se muestra el informe con el estilo Ocean.

  12. Haga clic en Finalizar

    La tabla se agrega a la superficie de diseño. La tabla tiene cinco columnas y cinco filas. El panel Grupos de filas muestra tres grupos de filas: SalesDate, Subcategory y Details. Los datos detallados son todos los datos recuperados por la consulta del conjunto de datos.

  13. Haga clic en Ejecutar para obtener la vista previa del informe.

Para cada producto vendido en una fecha concreta, la tabla muestra el nombre del producto, la cantidad vendida y el total de ventas. Los datos se organizan primero por fecha de ventas y, a continuación, por subcategoría.

3. Usar colores de fondo para mostrar un KPI

Los colores de fondo se pueden establecer en una expresión que se evalúe al ejecutar el informe.

Para mostrar el estado actual de un KPI mediante colores de fondo

  1. En la tabla, haga clic con el botón derecho en dos celdas desde la [Sum(Sales)] celda (la fila subtotal que muestra las ventas de una subcategoría) y, a continuación, haga clic en Propiedades del cuadro de texto.

  2. En Relleno, haga clic en el botón fx situado junto a la opción Color de relleno y escriba la siguiente expresión en el campo Establecer expresión para: BackgroundColor:

=IIF(Sum(Fields!Sales.Value) >= 5000 ,"Lime", IIF(Sum(Fields!Sales.Value) < 2500, "Red","Yellow"))

Esto cambia el color de fondo a verde, utilizando el tono verde denominado "Lime", para cada celda que contiene una suma agregada para [Sum(Sales)] que sea mayor o igual que 5000. Los valores de [Sum(Sales)] entre 2500 y 5000 son amarillos de color. Los valores inferiores a 2500 son de color rojo.

  1. Haz clic en Aceptar.

  2. Haga clic en Ejecutar para obtener la vista previa del informe.

En la fila de subtotal que muestra las ventas de una subcategoría, el color de fondo de la celda será rojo, amarillo o verde en función del valor de la suma de ventas.

4. Mostrar un KPI mediante un medidor

Un medidor muestra un valor único de un conjunto de datos. En este tutorial se usa un medidor lineal horizontal porque su forma y simplicidad facilitan la lectura, incluso cuando es un tamaño pequeño y se usa dentro de una celda de tabla. Para más información, consulte Medidores (Generador de informes y SSRS).

Para mostrar el estado actual de un KPI mediante un medidor

  1. Cambie a la vista de diseño.

  2. En la tabla, haga clic con el botón derecho en el controlador de columnas de la celda que cambió en el procedimiento anterior, seleccione Insertar columna y, a continuación, haga clic con el botón derecho. Se agregará una nueva columna a la tabla.

  3. Escriba KPI en el encabezado de columna.

  4. En la pestaña Insertar, en el grupo Regiones de datos, haga clic en Medidor, y luego haga clic en la superficie de diseño fuera de la tabla. Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de medidor .

  5. Haga clic en Lineal. Se selecciona el primer tipo de medidor lineal, Horizontal.

  6. Haz clic en Aceptar.

    Se agregará un medidor a la superficie de diseño.

  7. En el panel Datos de informe, arrastre Ventas al indicador. Al arrastrar Sales a través del medidor, se abre el panel Datos del medidor.

  8. Quite Ventas en la lista Valores .

    Al colocar el campo en el medidor, el campo se agrega mediante la función de suma integrada.

  9. Haga clic con el botón derecho en el puntero del medidor y haga clic en Propiedades del puntero.

  10. En Tipo de puntero, seleccione Barra. Esto cambia el puntero de un marcador a una barra que será más visible cuando el medidor se agregue a la tabla.

  11. Haga clic en Relleno de puntero. En Color secundario, seleccione Amarillo. El patrón de relleno degradado cambiará de blanco a amarillo.

  12. Haga clic con el botón derecho en la escala del medidor y haga clic en Propiedades de escala.

  13. Establezca la opción Maximum (Máximo ) en 25000.

    Nota:

    En lugar de una constante como 25 000, puede usar una expresión para calcular dinámicamente el valor de la opción Máximo . La expresión usaría el agregado de la característica de agregados y es similar a la expresión =Max(Sum(Fields!Sales.value), "Tablix1").

  14. Arrastre el medidor dentro de la tabla a la tercera celda de la fila subtotal que muestra las ventas de una subcategoría de la columna que insertó.

    Nota:

    Es posible que tenga que cambiar el tamaño de la columna para que el medidor lineal horizontal se ajuste a la celda. Para ajustar el tamaño de la columna, haga clic en un encabezado de columna y use los controladores para ajustar el tamaño de las celdas tanto horizontal como verticalmente.

  15. Haga clic en Ejecutar para obtener la vista previa del informe.

    La longitud horizontal de la barra del medidor cambia según el valor del KPI.

  16. (Opcional) Agregue un pin máximo para controlar el desbordamiento para que cualquier valor sobre el máximo de escala siempre apunte al pin máximo:

    1. Abra el panel de propiedades.

    2. Haga clic en la balanza. Las propiedades de la escala lineal se muestran en el panel Propiedades.

    3. En la categoría Pins de escala , expanda el nodo MaximumPin .

    4. Establezca la propiedad Enable en True. Aparece un pin después del valor máximo de la escala.

    5. Establezca BorderColor en Lime.

  17. Haga clic en Ejecutar para obtener la vista previa del informe.

5. Mostrar un KPI mediante un indicador

Los indicadores son medidores pequeños y simples que comunican los valores de datos de un vistazo. Debido a su tamaño y simplicidad, los indicadores se utilizan a menudo en tablas y matrices. Para más información, consulte Indicadores (Generador de informes y SSRS).

Para mostrar el estado actual de un KPI mediante un indicador

  1. Cambie a la vista de diseño.

  2. En la tabla, haga clic con el botón derecho en el controlador de columnas de la celda que cambió en el procedimiento anterior, seleccione Insertar columna y, a continuación, haga clic con el botón derecho. Se agregará una nueva columna a la tabla.

  3. Escriba KPI en el encabezado de columna.

  4. Haga clic en la celda de la subcategoría para el subtotal.

  5. En la pestaña Insertar , en el grupo Regiones de datos , haga doble clic en Indicador.

    Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar tipo de indicador .

  6. Haga clic en Formas. El primer tipo de forma, 3 Semáforos (Sin borde), ha sido seleccionado.

    Usará este indicador en el tutorial.

  7. Haz clic en Aceptar.

    El indicador se agrega a la superficie de diseño.

  8. Haga clic con el botón derecho en el indicador y haga clic en Propiedades del indicador.

  9. Haga clic en Valores y estados.

  10. En la lista desplegable Valor, seleccione [Sum(Sales)], pero no cambie ninguna otra opción.

    De manera predeterminada, la sincronización de datos se produce en la región de datos y podrá ver el valor Tablix1, el nombre de la región de datos de la tabla del informe, en el cuadro Ámbito de sincronización .

    En este informe, podrá cambiar también el ámbito de un indicador colocado en la celda del subtotal de la subcategoría para realizar la sincronización en el campo SalesDate.

  11. Haga clic en Ejecutar para obtener la vista previa del informe.

6. Agregar un título de informe

Los títulos de informe aparecen en la parte superior. Puede colocar el título del informe en un encabezado de informe o si el informe no usa uno, en un cuadro de texto situado en la parte superior del cuerpo del informe. Usará el cuadro de texto que se coloca automáticamente en la parte superior del cuerpo del informe.

El texto se puede mejorar aún más aplicando estilos de fuente, tamaños y colores diferentes a las frases y caracteres individuales. Para obtener más información, vea Dar formato al texto en un cuadro de texto (Generador de informes y SSRS).

Para agregar un título de informe

  1. En la superficie de diseño, haga clic en Hacer clic para agregar el título.

  2. Escriba KPI de ventas de productos y, a continuación, haga clic fuera del cuadro de texto.

  3. Opcionalmente, haga clic con el botón derecho en el cuadro de texto que contiene KPI de ventas de productos, haga clic en Propiedades del cuadro de texto y, a continuación, en la pestaña Fuente, seleccione los diferentes estilos de fuente, tamaños y colores.

  4. Haga clic en Ejecutar para obtener la vista previa del informe.

7. Guardar el informe

Guarde el informe un servidor de informes o en su equipo. Si no guarda el informe en el servidor de informes, no hay disponibles varias características de Reporting Services, como elementos de informe y subinformes.

Para guardar el informe en un servidor de informes

  1. En el botón Generador de informes , haga clic en Guardar como.

  2. Haga clic en Sitios y servidores recientes.

  3. Seleccione o escriba el nombre del servidor de informes donde tiene permiso para guardar informes.

    Aparecerá el mensaje "Conectando con el servidor de informes". Una vez completada la conexión, se mostrará el contenido de la carpeta de informes que el administrador del servidor de informes especificó como ubicación predeterminada para los informes.

  4. En Nombre, reemplace el nombre predeterminado por KPI de ventas del producto.

  5. Haz clic en Guardar.

El informe se guarda en el servidor de informes. El nombre del servidor de informes al que está conectado aparece en la barra de estado de la parte inferior de la ventana.

Para guardar el informe en el equipo

  1. En el botón Generador de informes , haga clic en Guardar como.

  2. Haga clic en Escritorio, Mis documentos o Mi equipo y vaya a la carpeta donde desea guardar el informe.

Nota:

Si no tiene acceso a un servidor de informes, haga clic en Escritorio, Mis documentos o Mi equipo y guarde el informe en el equipo.

  1. En Nombre, reemplace el nombre predeterminado por KPI de ventas del producto.

  2. Haz clic en Guardar.

Pasos siguientes

Ha completado correctamente el tutorial Adición de un KPI al informe. Para obtener más información, vea Medidores (Generador de informes) Indicadores (Generador de informes y SSRS).

Véase también

Tutoriales (Generador de informes)
Generador de informes en SQL Server 2014

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